Как типографии настроить учет расходных материалов, контроль закупок и доставку

Типография может остановиться не из-за отсутствия заказов, а из-за того, что закончилась бумага или краска, из-за задержки курьера, проблем на складе или путаницы в процессах учета. 

В этом бизнесе каждая ошибка в цепочке «расходники — закупки — доставка» приводит к срыву сроков, испорченным тиражам и потерям клиентов. Что еще хуже, эти ошибки часто остаются невидимыми до момента, пока не становится слишком поздно.

В этой статье мы расскажем, как типографии выстроить прозрачную и управляемую систему: от учета расходных материалов до доставки продукции клиенту. И как автоматизация решает эти задачи на уровне всей производственной цепочки.

Учет расходных материалов

В расходные материалы типографии входит все, что используется в процессе печати и не возвращается обратно. Это не просто оборудование и инструменты, а все, что периодически заканчивается.

Ключевые позиции:

• Бумага. Разных форматов, плотностей, покрытий и назначений
• Краски. Офсетные, УФ, цифровые — каждая со своими условиями хранения и сроками годности
• Печатные формы. Для офсета и других аналоговых технологий
• Фотополимерные пластины, пленка, лак
• Упаковка. Коробки, термоусадка, стрейч, этикетки и прочие материалы, которые уходят вместе с готовой продукцией

На первый взгляд, это стандартный набор. Но без системного учета даже базовые позиции начинают вести себя непредсказуемо. Именно с этого и начинаются основные проблемы, о которых — дальше.

Как возникают типовые проблемы

Когда учет расходников ведется в уме или в Excel-файле без актуализации, отсутствие контроля становится нормой. Материалы списываются без учета конкретных заказов. Один менеджер заложил запас, другой не скоординировал, третий переоценил потребность. И вот уже бумага уходит в никуда, а краски не хватает на тираж.

Периодически проблемы начинаются из-за пересортицы. Нужна одна бумага, на складе лежит похожая, но не та. Цвет другой, плотность не подходит. Страх остаться без чего-то важного подталкивает к закупке про запас. Со временем склад превращается в кладбище залежавшихся материалов, которые никто не трогал полгода.

А потом оказывается, что бумага закончилась еще вчера, просто никто не проверил. Или забыли списать после последней отгрузки. Или где-то лежит, но никто не знает где. Самый болезненный случай, когда оборудование готово, горит срочный заказ, а материалов нет.

Все эти сбои происходят из-за одного: отсутствия системы. Без понятных правил, точек контроля и автоматизации материалы начинают вести себя как живые существа — то исчезают, то плодятся, то превращаются не в то, что нужно.

Элементы системного учета

Управлять расходниками — значит предотвращать дефицит и избегать излишков. Для этого нужна система, в которой все заранее продумано. Вот на каких китах она стоит.

Минимальные остатки и точки заказа. У каждой позиции задается минимально допустимый уровень. Как только остаток опускается ниже порога, система формирует заявку без угроз человеческого фактора.

Маркировка партий. Одна и та же бумага может отличаться плотностью, оттенком, даже способностью переносить влажность. Четкая маркировка помогает не перепутать, учитывать особенности и вовремя списывать то, что ближе к истечению срока годности.

Если перепутать бумагу с разной пухлостью, внешний вид и толщина готового изделия могут радикально измениться. Если заметить вовремя, то придется просто напечатать заново, но еще хуже — пропустить ошибку и отдать клиенту.

Классификация по складам. В типографии может быть не один склад: основной, оперативный у цеха, склад готовой продукции, временное хранение. Важно точно знать, где что лежит и сколько, иначе учет теряет смысл.

Автоматическое формирование заявок. Когда остаток приближается к критической отметке, система сама предлагает сформировать заказ. Не надо ждать ручной инвентаризации или тревожного звонка с производства.

Плановые и внеплановые инвентаризации. Даже самая продвинутая система не избавляет от необходимости сверки. Плановая проверка раз в месяц или квартал. Внеплановая, если возникло подозрение в ошибке или пропаже.

Если все это внедрено, расходники из источника проблем превращаются в надежный ресурс: всегда под контролем, в нужном объеме и на своем месте.

Прогнозирование потребностей

Лучший источник данных о будущих потребностях — это информация о прошлом. Например, если из года в год в январе заказывают больше листовок, а в сентябре — каталогов, система должна это знать. 

Корпоративные календари, предновогодний ажиотаж, выставки, учебный сезон — все это создает пульс производства. Прогноз должен учитывать не просто частоту, а ритм заказов.

Далее, производственный план. Когда вы знаете, какие тиражи стоят в графике на следующий месяц, можно заранее понять, сколько бумаги уйдет, какие краски понадобятся, какие формы нужно заказать. На этом этапе на сцену выходят IT-решения. Интеграция с MIS/ERP позволяет управлять производством, опираясь на точные данные.

Контроль закупок

Любая закупка проходит стандартную цепочку. Каждый этап должен быть зафиксирован. Никаких устных договоренностей, бумажек «потом занесем в систему» и сообщений в мессенджерах. Только тогда можно выявить, где произошел сбой.

Если процесс не выстроен, начинаются повторы одних и тех же ошибок. Заказы делают в последний момент, когда ситуация уже критичная. Разные сотрудники заказывают одну и ту же позицию дважды. Без контроля сроков поставки материалы приходят позже нужного, а остатки неактуальны, и закупка опирается на неверные данные.

В итоге: потерянное время, деньги и доверие. И никакой отчетности, потому что нет следов.

Автоматизация с умом

Эффективная система должна подсказывать. План закупок строится на прогнозе и производственном графике. Заявки формируются автоматически, если остатки опустились ниже минимума. Уведомления предупреждают о задержках и просрочках. Отклонения фиксируются: если обещали 100 кг, а привезли 80, то это видно сразу.

Работа с поставщиками

Хороший поставщик — это не самый дешевый, а тот, кто обеспечивает стабильность, укладывается в сроки, и грамотно реагирует на форс-мажоры. 

Чтобы контролировать эти параметры на стороне типографии, в автоматизированной системе должна храниться история поставок: кто, когда, что и как. Поставщики оцениваются по KPI, которые отражают их пунктуальность, точность, цену услуг и готовность к диалогу.

Тогда решения о сотрудничестве перестают быть субъективными. А слабое звено видно до того, как оно порвется.

Оптимизация закупочной логистики

Как заказать ровно столько, сколько нужно без лишнего и без дефицита? Для этого используется формула EOQ (Economic Order Quantity) — оптимальный объем закупки с учетом издержек на хранение и доставку. Учитываются поставки под конкретные заказы, чтобы не забивать склад на всякий случай. Терминалы сбора данных при приемке ускоряют ввод, исключают ошибки и фиксируют несоответствия.

Доставка и отгрузка продукции

В типографии заказ считается выполненным, когда он доставлен. Пока продукция не у клиента, она просто лежит на складе. И вот тут начинается вторая половина игры: логистика.

Типография может использовать разные модели:

• Самовывоз. Клиент сам забирает заказ — просто, но не всегда удобно.
• Собственная доставка. Позволяет контролировать сроки и качество.
• Сторонние службы. CDEK, Boxberry, DPD и другие — удобно, если есть интеграция.

Чем больше каналов, тем важнее их организовать. Беспорядок в логистике способен свести на нет усилия всего производства.

Чтобы не потерять коробку на последнем этапе, доставка должна быть неотъемлемой частью заказа. Каждый заказ содержит способ доставки, адрес и сроки, контактные данные получателя, комментарии (например, «позвонить за час» или «пропуск оформлен на Иванова»).

Когда доставка переводится на язык финансов, учет может строиться по фиксированной ставке (удобно для стандартных заказов), по себестоимости (когда расходы учитываются в расчете проекта) или по формулам (расстояние, вес, объем, тип перевозки).

Калькулятор должен быть встроен в CRM или MIS, чтобы стоимость доставки сразу отражалась в расчете для клиента.

Наконец, сама логистика. Типография — это не курьерская служба, поэтому работу с доставкой надо автоматизировать:

• Планирование маршрутов — с учетом адресов, сроков и объема.
• Распределение заказов по машинам — кто везет, когда и куда.
• Печать маршрутных листов — с подписями, отметками и деталями.
• Отслеживание исполнения — не только отправили, но и доставили.

Через API транспортных компаний можно автоматически создавать накладные, получать трекинг-номера, распечатывать ярлыки и документы, передавать статусы доставки обратно.

Вся цепочка от склада до клиента должна быть видна в системе управления бизнесом. Так логистика становится частью цифрового потока заказов.

Комплексная автоматизация

В типографии все связано: ошибка в закупке задерживает производство, сбой на складе нарушает доставку, просрочка логистики портит отношения с клиентом. Эти звенья невозможно рассматривать врозь. Чтобы цепочка работала без разрывов, она должна быть единой системой.

Когда процессы работают изолированно, на каждом переходе теряется информация. Нет данных о текущих остатках — закупают лишнее. Не знают, что в доставке — не понимают, что планировать.

Объединение блоков дает сквозную прозрачность от заявки до отгрузки, снижение числа ошибок, синхронизацию действий между отделами, возможность строить прогнозы. Работает не отдельный модуль, а единый организм.

Как этот подход реализуется на практике, хорошо видно на примере HelloPrint. Это полноценная инфраструктура для управления типографией. В одной системе вы ведете клиентов, рассчитываете заказы, управляете складами, закупками, логистикой и финансами.

Вот как это устроено.

Заказы. Канбан-доска показывает этапы производства: от брифа до отгрузки. А также гибкий реестр заказов с фильтрами, тегами и цветовой маркировкой. 

Калькуляторы. Настраиваемые шаблоны расчетов, которые учитывают форматы, материалы, постпечатную обработку, упаковку, наценки и логистику. Есть стандартные пресеты и возможность создавать свои.

Клиенты и поставщики. Единая база контрагентов: заказы, оплаты, адреса доставки, история взаимодействия, скидки, прайс-листы.

Склад. Учет материалов, полуфабрикатов и готовой продукции. Есть минимальные остатки, точки заказа, штрихкоды, маркировка партий. Заявки на пополнение формируются автоматически.

Закупки. Ведение планов закупок, заявки, приемка, учет отклонений. История работы с каждым поставщиком на виду: задержки, цена, стабильность.

Доставка. Сценарии: самовывоз, своя доставка, транспортные компании. Система формирует маршрутные листы, генерирует трекинг и автоматически оформляет отправку (через API-интеграции с транспортными компаниями).

Финансы. Учет оплат, долгов, взаиморасчетов, кассовых операций. Отчетность по клиентам, проектам, сотрудникам, кассам.

Производство. Планирование загрузки, контроль статусов, задачи сотрудникам, нормативы по операциям и материалам.

Интеграции. API, вебхуки, CSV-выгрузки, готовые коннекторы. Можно связать HelloPrint с любыми внешними системами.

HelloPrint помогает типографиям навести порядок не в одном участке, а во всей системе целиком.

Чего ждать от автоматизации типографии

Цифровизация бизнеса — это не про сокращение людей, а про высвобождение ресурсов, чтобы делать больше и лучше. Типография получает меньше ошибок и потерь, больше управляемости, прогнозируемые сроки и объемы, прозрачность работы на всех уровнях, рост операционной эффективности.

Когда процесс становится прозрачным, он становится контролируемым. А контролируемый процесс гораздо проще масштабировать.