ERP и CRM для типографии: зачем нужна и как выбрать

Типография должна работать как настоящий производственно-сервисный конвейер. Заказы, расчеты, макеты, поставки, склады, логистика, финансы — все должно работать как часы. Но чем больше заказов и клиентов, тем сложнее сохранить порядок без цифровых инструментов.

ERP- и CRM-системы помогают типографиям автоматизировать ключевые процессы. В статье расскажем, чем живет типография, какие задачи можно закрыть с помощью ERP и CRM, в чем между ними разница, когда без них уже не обойтись и как выбрать решение, которое действительно работает, а не требует бесконечных доработок.

Чем живет типография и что нужно автоматизировать

Работа типографии — это не только печать, но и десятки параллельных задач, которые должны быть точно скоординированы. Автоматизация позволяет снять нагрузку с людей, снизить число ошибок и повысить прозрачность процессов. Вот ключевые зоны, где цифровые инструменты приносят реальную пользу.

Обработка заказов

Оператор фиксирует заказ, передает его на расчет, согласует макеты, запускает печать. Все это должно происходить в едином контуре. Без автоматизации легко потерять часть информации, перепутать версию макета или запустить не тот тираж. Система помогает отследить статус на каждом этапе.

Расчет себестоимости

Каждый заказ — это набор параметров: формат, бумага, постпечатные операции и так далее. Ручной расчет — долго и неточно. Система позволяет быстро рассчитать себестоимость и цену, учитывая все переменные, включая остатки материалов и трудозатраты.

Работа с макетами

Клиенты часто присылают макеты с правками. Важно зафиксировать, какую версию согласовали, кто и когда это сделал. Без централизованного учета легко напечатать старый вариант. Система же ведет историю версий и автоматически уведомляет об изменениях.

Учет материалов

Печать без бумаги и краски невозможна. Если запасы не контролируются, типография может сорвать сроки. Система следит за остатками, подсказывает, когда и что нужно заказать, и формирует заявки автоматически.

Управление поставками и логистикой

В типографии важно понимать, где и когда будет доставка. Будь то материалы от поставщиков или готовая продукция клиенту. Система показывает статусы в реальном времени, формирует маршрутные листы и может быть связана с курьерскими средствами для трекинга отправлений.

Финансовый контроль

Без финансовой прозрачности нельзя понять, какие заказы приносят прибыль, а какие только загружают технику. Система помогает учитывать оплаты, анализировать маржинальность, следить за задолженностями.

Управленческая отчетность

Руководителю важно видеть картину в целом: сколько заказов в работе, какая загрузка производства, сколько денег пришло, сколько ожидается. Система собирает ключевые метрики и отображает их в виде удобных дашбордов и отчетов.

В чем разница между ERP и CRM

ERP и CRM — это две независимых системы, хотя часто работают в связке. Важно понимать, какую зону покрывает каждая из них и где они пересекаются.

CRM-система фокусируется на внешнем контуре. Она помогает не потерять клиента, отработать его запрос без сбоев и получить новые заказы. В CRM хранятся карточки клиентов с контактами и условиями обслуживания, история всех заказов, повторные заявки, скидки, обращения, уточнения, комментарии, статусы текущих задач.

Все, что происходит до и после производства, заключено в CRM. С ней менеджер не ищет письма, а открывает карточку и видит: с кем говорил, о чем договорился, какие правки были в макете. Повторный заказ? Один клик — заявка сформирована. 

ERP — это про внутреннюю кухню. Система охватывает внутренние процессы типографии. В нее входят модули закупок и логистики, учета материалов и производства, калькуляторы, отчетность и аналитика. ERP показывает, чем живет производство, на чем можно сэкономить, где узкие места, сколько реально стоит заказ.

Именно ERP отвечает за то, чтобы нужная бумага была на складе, заказ — в производстве, а готовая продукция — в нужной коробке с нужной этикеткой. И чтобы потом все это автоматически попало в отчеты: сколько заработали, сколько потратили, где ушли в минус, где сэкономили.

В идеальных условиях ERP и CRM работают вместе и обеспечивают синергию. Клиент делает заказ, CRM фиксирует и передает данные в ERP. Та считает себестоимость, запускает производство и контролирует оплату. Результат возвращается в CRM для отслеживания статуса и повторной продажи.

В полиграфии такую связку часто реализуют через специализированные решения. Так называемые MIS-системы (Management Information System), которые изначально спроектированы под нужды типографий.

В идеале к этой связке добавляют модули логистики (TMS), управления цифровыми активами (DAM), визуализации данных (BI). 

Когда ERP и CRM становятся необходимыми

Наверное, каждый владелец бизнеса помнит, как его компания начиналась с Excel-таблички. Один заказ, второй, третий — все можно держать в голове. Цены считаются на калькуляторе, сроки контролируются в чате, согласования в цепочке писем. 

А потом приходит момент, когда все держать в голове и таблице уже не получается. Макеты летят не на ту почту, детали теряются в переписке, клиент просит внести правки, а дизайнер уже ушел в отпуск. Счет не бьется с таблицей. На складе заканчивается бумага, хотя неделю назад казалось, что ее еще вагон. Менеджер уверен, что заказ отправлен, а клиент утверждает, что ничего не получал. 

Сначала кажется, что проблема в людях, что нужно быть внимательнее, больше контролировать и меньше доверять. Но дело не в людях, а в том, что беспорядок не масштабируется. Если в бизнесе нет системы, он не растет. 

ERP и CRM нужны, чтобы бизнес вообще продолжал работать, когда его масштабы выходят за пределы ручного управления. 

Критерии выбора ERP и CRM для типографии

Когда приходит время выбирать систему, оказывается, что на рынке их как шрифтов в Microsoft Word. Все разработчики обещают автоматизацию, контроль, рост прибыли и цифровую трансформацию. Но типография — это не интернет-магазин, не кофейня и не логистическая фирма. Здесь свои факторы и KPI, поэтому выбирать систему нужно по своим параметрам.

Вот на что стоит смотреть в первую очередь.

Наличие типографского калькулятора. Этот инструмент не просто показывает цену за 1 штуку, а предоставляет аналитическую модель с учетом форматов, материалов, постпечатной обработки и логистики. Он может учитывать офсетную печать, цифру, широкоформат, сувенирку — реальные условия, с которыми работает типография.

Сквозной контроль от заявки до отгрузки. Решение должно охватывать полный цикл от клиента до курьера.

Интеграции с WMS, «1С», платежками, транспортными компаниями и маркетплейсами. Если система не дружит с тем, чем вы уже пользуетесь, это не решение, а еще одна проблема.

Гибкость и нестандартные сценарии. В жизни все идет не по плану: кто-то присылает макет на «Яндекс Диске», кто-то в Word-документе, кому-то надо утвердить через три согласования. Система должна выдерживать любой темп и любые условия.

Настраиваемые статусы, уведомления, шаблоны документов. Чтобы клиент получал письмо о согласовании макета не от менеджера в Telegram в 23:17, а автоматически с комментарием и визуальным подтверждением.

Удобный интерфейс. И для менеджера, и для технолога, и для бухгалтера. Если приходится целую неделю учить сотрудника, как оформить заказ, автоматизация начинает мешать работе.

Обучение и поддержка. Внедрение системы никогда не происходит одной кнопкой «Установить». Хорошо, если есть команда, которая не просто настроит решение, но и поможет адаптировать под ваши процессы.

Возможность поэтапного внедрения. Не обязательно менять все сразу. Главное, чтобы систему можно было раскатывать по частям, начиная с самого горящего.

Выбирая систему, не стоит гнаться за универсальностью. Лучше подбирать специализированные инструменты, которые впишутся особенности бизнеса. Обсудим этот момент подробнее.

Почему узкие решения эффективнее универсальных

В теории масштабная ERP-система должна подходить любой компании. В реальности типографского бизнеса каждый заказ — маленький проект с нестандартными параметрами, меняющимися макетами, срочными дедлайнами и нервными правками в последний момент. Универсальные решения на такое не рассчитаны. Их нужно долго настраивать, обучать, допиливать, а иногда переделывать под себя с нуля (и платить за это дополнительные деньги).

Узконаправленные отраслевые решения — совсем другая история. ERP-система для типографии рассчитана на те задачи, с которыми вы и так уже работаете, позволяя выполнять их быстрее, чище и с понятной логикой. Калькуляторы учтут, сколько уйдет лака и времени на биговку. Модули заказов уже знают, что у клиента может быть десять разных визиток с десятью менеджерами. Учет материалов принимает во внимание учет обрезков, рулонов, остатков и пересортов.

И самое главное: отраслевые решения часто предоставляют готовые сценарии «из коробки». Не надо изобретать, как согласовывать макет или как считать себестоимость. Все уже работает так, как принято в типографиях.

Как мы учли все эти особенности в HelloPrint

HelloPrint — это инструмент, разработанный под реальность типографии. Система берет на себя все, что раньше держалось на памяти менеджеров и Excel-файлах.

При поступлении заявки она сразу попадает в систему, получает статус и затем двигается по этапам с понятными дедлайнами и ответственными. Калькуляторы считают сметы с учетом материалов, форматов, постпечатных операций и даже особенностей оборудования. Менеджер нажал кнопку — клиенту ушло КП.

Макеты согласовываются онлайн, сохраняя всю информацию в одном месте, с комментариями и историей изменений. Складской модуль сам подскажет, чего не хватает, автоматически зарезервирует материал под заказ и предупредит, если рулон заканчивается.

CRM знает, кто в прошлом мае заказывал визитки, и напомнит, что у этого клиента есть скидка. Финансы учитываются без лишних ручных операций. Доставка с маршрутами, трекингом и пушами. Курьеры едут, клиенты видят статус, отдел продаж не отвлекается на звонки.

И все это работает в облаке. Просто заходите в браузер и управляете типографией из любой точки с интернетом.